Rundmails und Memos – die schlechte Alternative

Haben Sie das Memo nicht gelesen?“ oder „Das stand doch in der Rundmail.“ – Sätze, die so in deutschen Unternehmen an der Tagesordnung sind. Sätze, die beweisen, dass schriftliche Kommunikation in Unternehmen vor allem eines ist: die schlechte Alternative zum verbalen Austausch. Und dennoch werden sie jeden Tag x-mal verschickt. Gründe dafür gibt es viele. Beschäftigen wir uns aber erst einmal mit der Frage, was an Emails und Memos dieser Art so suboptimal ist.

Je fremder, desto genauer

Für jede Kommunikation – ob privat oder geschäftlich – gilt: Sie funktioniert in konzentrischen Kreisen. Vom innersten Kreis, also Personen, die den Sender so gut kennen, dass eine hochgezogene Augenbraue schon Bände spricht, bis zum äußersten Kreis, also Fremden. Setzten sich die Empfänger einer Botschaft aus verschiedenen Kreisen zusammen, dann sollte die Kommunikation immer nach dem Maximalprinzip funktionieren: Sie muss so gestaltet sein, dass der sie versteht, der am weitesten vom Thema entfernt ist. So weit die Theorie. In der Praxis sieht das aber manchmal ganz anders aus. Machen Sie den Selbstversuch:

Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Email an zehn Personen schreiben. Zwei dieser Personen gehören zu Ihrem engsten Freundeskreis, die anderen acht kennen Sie eigentlich nur vom Sehen. In der Mail schildern Sie, wie Sie Ihr Wohnzimmer umgestaltet haben. Sie müssten Ihre Email also nach dem Maximalprinzip so formulieren. Eben so, dass die acht Unbekannten sich angesprochen fühlen und sich alles genau vorstellen können. Die Email wäre in der „Sie-Form“ gehalten und sie würden das Wohnzimmer genau beschreiben, da die Fremden ja noch nie bei Ihnen zu Hause waren. Diese Kommunikation ginge an ihren beiden Freunden aber komplett vorbei. Sie verlieren 20% der Adressaten. Das macht wenig Sinn. Also würden Sie wohl folgendes tun: Sie würden zwei Mails schreiben. Eine an die Freunde und eine an die Fremden.

Wann haben Sie aber das letzte Mal von einem Memo oder einer Rundmail gehört, das/die es in solchen verschiedenen Ausfertigungen gibt? Für die mittlere Managementebene, für die Abteilungsleiter, für die Mitarbeiter…

Das ökonomische Minimalprinzip

In den meisten Fällen gibt es eben nur ein Memo, eine Rundmail. Und diese sind nicht etwa für die Adressaten formuliert, die am weitesten von der Thematik entfernt sind, sondern eher so eine Art Mischform. Bei gewissen Dingen geht man ins Detail, über andere geht man hinweg. Die Gründe dafür sind klar:

Zum einen gibt es Dinge, die einer Geheimhaltung unterliegen und die man nicht jedem Mitarbeiter mitteilen kann oder sollte. Zum anderen vollführt man unterbewusst den Drahtseilakt zwischen der Kommunikation im engsten und der im weitesten Kreis. Und drittens scheint es ökonomisch vollkommen unsinnig, ein und dasselbe Thema drei oder vier Mal in verschiedener Weise zu formulieren. Also geht die Rundmail / das Memo in einer Form raus, die für keinen der Empfänger wirklich ideal ist, sondern eigentlich nur für den Sender. Und Kommunikation, die sender- und nicht empfängergerichtet ist, ist keine Kommunikation.

Die Frage müsste also nicht heißen: „Haben Sie das Memo nicht gelesen?“ sondern „Haben Sie das Memo nicht verstanden?“ Doch wer fragt schon so etwas?

Direkt und verbal

Die ideale Lösung ist – wie sollte es anders sein – das persönliche Gespräch, das von einem Memo in verschiedenen Ausfertigungen gestützt wird. Damit ist natürlich nicht gemeint, dass der Vorstand alle 350 Mitarbeiter einzeln brieft. Der Vorstand brieft das mittlere Management und dieses – je nach Unternehmensgröße – die Abteilungsleiter oder Mitarbeiter. Natürlich muss – allein schon aus rechtlichen Gründen – etwas Schriftliches vorliegen. Aber eben nur als flankierende und nicht als Hauptmaßnahme.

Das stellt aber gerade für die Führungsebene eines Unternehmens eine gewisse Herausforderung dar. Denn Rundmails oder Memos werden vor allem dann eingesetzt, wenn sie eher negativen Inhalt haben. Und dann sind sie kein Kommunikationsmittel sondern Teil einer klassischen Konfrontationsvermeidung. Denn natürlich ist der schriftliche Weg wesentlich angenehmer als die persönliche Auseinandersetzung. Aber genau in solchen Momenten muss das Management über den eigenen Schatten springen und diesen unangenehmen aber wichtigen Schritt tun.

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